Kiat-Kiat Praktis Mengelola Waktu

Hudzaifah.org - Mengelola waktu adalah masalah klasik yang selalu dihadapi oleh siapapun yang ingin selalu lebih produktif, efektif, sekaligus lebih efisien. Sayangnya kita sering membuang waktu ketika membicarakan waktu. Waktu adalah komoditas yang abstrak. Ia akan terus berlalu dan tidak akan pernah kembali. Komitmen atas paradigma ini menunjukkan kualitas seseorang dalam menjalani kehidupannya. Kesuksesan tidak pernah mengabaikan dimensi waktu. Dengan kata lain waktu menjadi salah satu parameter kesuksesan atau nilai dari sesuatu.

Orang yang cerdas adalah orang yang mampu mengendalikan dirinya dan bekerja untuk kehidupan setelah kematian (Al-Hadits).

Pernahkah Anda merasa sibuk sepanjang hari tetapi kemudian pulang dengan perasaan tidak mengerjakan apa-apa? Itulah sesungguhnya yang dimaksud membuang waktu di mana Anda melakukan sesuatu yang justru tidak ada atau sedikit maknanya dibanding waktu yang terpakai.

Idaratul waqt dikenal sebagai upaya pengelolaan waktu sedemikian rupa sehingga apa yang kita lakukan sekarang memiliki manfaat jangka panjang. Sekarang merupakan investasi kita di masa depan, karena sekarang adalah bagian dari skenario kehidupan masa depan yang kita buat atau kita pilih sendiri.

Menyimpan Waktu
Semua orang mendapat jatah 24 jam sehari. Namun terdapat hal menarik atas keberadaannya. Muncul dua paradigma tentang waktu. Pertama yang mengatakan waktu adalah uang dan kedua menyimpulkan waktu adalah kehidupan. Pilihan seseorang atas salah satu paradigma tersebut akan menunjukkan misi, visi, serta aksi seseorang dalam mengisi waktu.

Bila waktu adalah uang, secara logika tidak logis, kenapa? Karena waktu berbeda dengan uang secara wujud maupun karakternya. Uang dapat ditabung, tapi waktu tidak. Uang dapat dikembangkan jumlahnya, waktu tidak (24 jam per hari). Uang dapat dicari, waktu tidak. Paradigma kedua tampaknya lebih bisa diterima akal. Karena secara wujud dan karakternya waktu dan kehidupan adalah equivalen. Bila seseorang setuju dengan paradigma kedua, ia akan terdorong untuk selalu bertanggung jawab atas setiap waktu yang dilaluinya.

Demi waktu, sesungguhnya manusia itu rugi, kecuali orang-orang yang beriman dan beramal shalih , yang saling nasihat menasehati dalam kebenaran dan saling nasihat dalam kesabaran. (QS. Al ‘Ashr: 1-3). Dalam idaratul waqt kita harus mampu mensinyalir waktu yang terbuang. Ini sering disebut faudha al waqt atau time wasters (membuang-buang waktu).

Faudha al Waqt
Time wasters adalah tindakan atas waktu tanpa menghasilkan manfaat jangka panjang. Dengan kata lain bila kita bertindak tanpa memikirkan manfaat jangka panjang maka sesungguhnya waktu kita terbuang. The person who kills time hasn’t learned the value of life” ( orang yang membuang waktu belum mempelajari nilai kehidupan).

Saat dilanda Time Wasters, kita berada di dalam dua kemungkinan; pertama, waktu kita hilang tak termanfaatkan akibat ketidaksadaran kita (atau akibat pengaruh orang lain –faktor eksternal); kedua, kita membuang waktu yang tidak sepadan dengan manfaat yang dihasilkan, dalam kondisi ini kita relatif menyadari tindakan kita (faktor internal).

Berikut ini kita akan coba mengkaji beberapa aktifitas yang sering menjebak sehingga kita terperangkap dalam sangkar faudha al waqt, antara lain sebagai berikut :

Suka Menunda
Kebiasaan menunda memang tidak mudah ditinggalkan. Ia bak monster pelahap waktu dalam diri sendiri. Belajar dan latihan sejak sekarang adalah solusinya. Bila tidak, kita akan selalu berada pada kondisi kritis, melakukan pekerjaan terburu-buru karena desakan waktu, kehilangan fokus dan prioritas, bahkan sangat mungkin Anda mengalami distress.

Saran praktis:

Pertama, latihlah diri Anda terbiasa melakukan pekerjaan prioritas, tapi relatif kurang menyenang. Bila selesai berilah penghargaan pada diri Anda ( misalnya istirahat, rekreasi, dan lain-lain). Setelah itu lakukan pekerjaan yang Anda sukai.

Kedua, biasakan memiliki agenda atau time schedule dan berusaha untuk komit atas rencana yang telah dibuat. Kunci untuk menetapkan prioritas dalam bekerja adalah menanyakan pada diri sendiri apa untungnya bagi saya melakukan hal ini? Apa hubungannya dengan sasaran jangka panjang?

Ketiga, membuat prioritas dan waktu (deadline). Perlu dipahami bahwa membuat prioritas berarti kita membuat tingkatan kepentingan (grade of importance) dari masing-masing aktifitas yang harus dilaksanakan. Sebagian orang mengartikan prioritas sebagai memesan jumlah waktu untuk menyelesaikan tugas tertentu. Buatlah prioritas setiap harinya dan dirinci setiap jam. Lakukan yang terpenting terlebih dahulu. Jika Anda anggap semua penting, menunjukkan tidak ada yang penting.

Para ulama membagi tiga tingkatan kemaslahatan yakni: dhururiyyat (sesuatu yang tidak bisa hidup kecuali dengannya), hajjiyyat (kehidupan mungkin terjadi namun mengalami kesulitan), tahsinat (assessories, digunakan untuk menghias dan mempercantik kehidupan) dan sering disebut dengan kamaliyyat (pelengkap).

Menunggu
Ketika menunggu, seakan kita tidak melakukan apapun, bahkan beranggapan tidak banyak yang bisa dilakukan saat itu. Ini disebabkan beberapa keterbatasan. Pertama, tidak terbiasa melakukan pekerjaaan yang membutuhkan konsentrasi. Jika menunggu tentunya perlu sesekali menengok atau mencari yang kita tunggu. Jika terlalu asyik dengan pekerjaan sampingan bisa-bisa tujuan utama yakni menunggu terlupakan.

Kedua, fasilitas dan tempat menunggu. Artinya kita hanya mungkin melakukan kegiatan sebatas fasilitas dan tempat dimana kita berada saat menunggu. Jadi, kita perlu memastikan agar apapun yang dikerjakan tetap memungkinkan kita untuk mencapai tujuan utamanya.

Dengan segala keterbatasan ini adakah yang bisa dilakukan? Jawabannya tentu ada. Paling tidak bisa berpikir, berdzikir, membaca, membuat rencana, mengembangkan ide, atau melakukan refleksi diri. Mengapa berpikir? Semua pekerjaan memerlukan pemikiran, dan semakin sering memikirkan apa yang akan dikerjakan, semakin matanglah rencana itu. Pekerjaan menganalisa, membuat rencana akan semakin mempertajam kemampuan nalar.

Jadi berpikir secara mendalam memang sesuatu yang perlu untuk dilakukan setiap saat dimana saja. Apalagi bila kita dapat menuangkan hasil pemikiran kita itu dalam format catatan, maka hal ini sudah merupakan pemanfaatan waktu yang sangat positif.

Sedang berdzikir adalah kebiasaan orang-orang yang taqarub ilallah. Paling tidak ada berapa manfaat yang bisa diperoleh dari kegiatan dzikir ini. Pertama, semakin tenteramnya nuansa ruhiyah (psikology air) sebagaimana janji Allah. Ala bidzikrillahi tathma’inul qulub (sesungguhnya hanya dengan mengingat Allahlah hati menjadi tenang). Kedua, meningkatnya daya konsentrasi akibat terfokus pada sesuatu yakni Allah SWT. Ketiga, dampak berdzikir bukan sekedar saat dilakukan, tapi juga punya jangan panjang yang luar biasa (yakni pahala serta keridhaan-Nya).

Inilah mini time management dimana waktu-waktu singkat termanfaatkan secara optimal. Tanpa disadari Anda telah melakukan (pooling) atau penggabungan beberapa kegiatan tanpa membuang waktu dan terganggunya pekerjaan lain.

Rapat Tidak Efisien
Rapat menjadi penting karena semua kegiatan dan tugas-tugas dari berbagai kalangan dikoordinasikan untuk pencapaian paling optimal, efektif, dan efisien. Pada praktiknya justru rapat menjadi pemakan waktu yang paling lahap. Cobalah catat berapa banyak waktu Anda termakan oleh berbagai rapat dalam sebulan? Ini terjadi karena karakter orang-orang yang mengikuti rapat tersebut, kelemahan pemimpin rapat dalam mengendalikan agenda, kaburnya mekanisme rapat tersebut; dan biasanya dalam rapat selalu banyak bicara daripada aksi.

Interuptif
Yakni gangguan yang tak diharapkan. Hal ini seringkali menjadi penyebab tidak efisiennya dalam pengelolaan waktu, misalnya saja tamu yang datang tanpa membuat janji terlebih dahulu, telepon yang membanjiri suasana kerja kita. Bila ini terjadi berarti Anda dipengaruhi kepentingan eksternal tanpa Anda sendiri bisa menyelesaikan hal-hal penting Anda. Solusinya, latihlah diri Anda dan tingkatkanlah kemampuan mengambil keputusan Anda untuk menanggapi permintaan eksternal, tentu saja bukan berarti menampikkan kepentingan orang lain.

Sosialisasi Berlebihan
Sebagai makhluk sosial tentu saja kita semua perlu berinteraksi dan bergaul dengan orang lain. Apalagi bagi da’i, kita dituntut untuk menyerukan risalah kebenaran ini kepada setiap manusia. Namun terkadang sosialisasi ini tak mengenal batas, hingga tanpa disadari kita kehilangan banyak waktu hanya mengobrol ngalor ngidul.

Saran praktis : Biasakan ketika Anda bersosialisai tentukan terlebih dahulu tujuan positif yang ingin dicapai dan biasakan membuat limit waktu (Time Budgeting). Rasulullah SAW bersabda, “Sejelek-jelek umatku ialah yang paling banyak omongnya, bermulut besar, dan berlagak sok pintar. Dan sebaik-baik umatku ialah mereka yang baik akhlaknya.” (HR. Bukhari dalam al adab al mufrad dari Abu Hurairah).

Superman
Takut mendelagasikan pekerjaan. Bila ini dilakukan, berarti Anda bergaya manajamen kuno yang selalu ingin melakukan segala sesuatu sendirian. Sikap perfeksionis yang berlebihanlah sebagai penyebabnya.

Dalam perkembangan ilmu manajemen, gaya seperti ini adalah gaya manajemen pertama (managment by doing). Sementara gaya manajemen generasi terakhir sekarang ini sering dikenal dengan management by quality yang berciri kental berorientasi pada tim kerja (team work).

Jadi, bila Anda sulit mendelegasikan pekerjaan berarti Anda telah membuat diri Anda sendiri menjadi orang primitif.

Saran praktis:

Pertama, sadarilah bahwa hal tersebut kuno, ketinggalan zaman, tidak efektif, dan malah melelahkan. Bahkan hal tersebut tidak sejalan dengan konsep Islam yakni amal jama’i, ta’awuna’alal birri wa taqwa.

Kedua, sadarilah bila Andaa mendelegasikan pekerjaan kepada yang layak, berarti Anda telah memberdayakan (empowerment) orang lain. Inilah ciri manajeman modern. Mungkin akan menyita waktu pada awalnya, tapi akan selalu lebih baik untuk jangka panjang.

Tidak Mampu Mengatakan Tidak
Hal ini menujukkan sikap ketidaktegasan Anda untuk melakukan hal-hal yang bersifat interuptif, dan tentu saja akan mengacaukan aktifitas pokok atau prioritas Anda.

Saran praktis : Sadarilah bahwa Anda tidak mungkin mampu melayani semua permintaan. Buatlah keputusan untuk melakukan apa yang harus dikerjakan dan benar-benar ingin untuk dilakukan dan katakan tidak untuk yang lain dari itu.

Bekerja Tanpa Agenda
Ibarat membangun rumah tanpa blue print, tanpa anggaran, tanpa limit waktu, maka hasilnya cenderung amburadul. Seandainya jadi pun sulit untuk dinilai dimana letak pemborosannya.

Saran praktis : Renungilah betapa Islam telah melatih kita agar beraktifitas berdasarkan waktu-waktu yang telah ditentukan. Dalam Islam terdapat kegiatan ibadah yang telah diagendakan baik dalam sehari (sholat lima waktu), sepekan (sholat Jum’at), dalam sebulan ( puasa ayamul bidh dan tilawah Qur’an minimal satu juz), dalam setahun (puasa Ramadhan, Zakat, bahkan dalam seumur hidup (ibadah haji, jika mampu).

Buatlah agenda kerja harian, mingguan, bulanan. Ingat, bila Anda gagal membuat rencana, hakikatnya Anda justru membuat rencana untuk menuai kekacauan dan kegagalan, dan bersiaplah untuk menyesal. Ibnu Atho’illah berkata, “Siapa yang awal perjalanannya berkilau, berkilau pula kesudahannya.”

Akrab dengan Penganggu
Dapatkah sebuah bangunan diselesaikan bila engkau membangunnya dan orang lain menghancurkannya (sya’ir).

Ibnu Atho’illah berkata, ‘Janganlah engkau bersahabat dengan orang yang perilakunya tak dapat membangkitkan semangat, dan tutur katanya tak dapat menunjukkan engkau ke jalan Allah.”

Memang selalu ada saja teman yang terlalu suka bercanda tanpa memandang waktu, selalu mengajak ngobrol ngalor ngidul tanpa arah.

Saran praktis :

Pertama, hindari mereka sesering mungkin karena sesungguhnya mereka tidak pernah memacu prestasi Anda, malah mematikan potensi serta waktu Anda.

Kedua, tingkatkan kemampuan negosiasi Anda, sehingga Anda mampu mengendalikan diri sekaligus menolong mereka keluar dari habitat kumpulan orang-orang lalai. Bila perlu gunakan metode negosiasi win-lose (menang-kalah) untuk cepat menghentikan pembicaraan yang tidak bermanfaat itu.

Kebiasaan Baca yang Salah
Jangan dulu gembira bila Anda mengisi mini time (waktu singkat), seperti menunggu dalam perjalanan dengan kegiatan membaca, merasa telah terhindar dari lost time (kehilangan waktu). Mengapa? Karena kebiasaan baca yang salah pun akan membuat Anda terjebak, sehingga tetap berada dalam sangkar lost time.

Oleh karena itu untuk mengurangi lost time akibat kebiasaan baca yang salah ada beberapa tips sebagai berikut:

1. Bacalah sesuatu (majalah, koran, buku, dan lain-lain) yang Anda perlukan, dan coba tanyakan paada diri Anda apakah Anda perlu berlangganan?

2. Jadwalkan kegiatan membaca sebagai bagian dari jadwal harian Anda. Jika tidak, Anda tidak akan pernah punya waktu untuk membaca.

3. Membacalah pada saat-saat yang tidak terlalu baik untuk mengerjakan hal-hal lain.

4. Tentukan apa yang akan Anda baca dan berapa lama waktu yang akan dihabiskan.

5. Gunakan stabilo atau sejenisnya untuk menandai informasi penting dari bacaan tersebut. Bila Anda tidak ingin sumber bacaan itu kotor karena coretan, Anda bisa menuliskannya pada kertas lain. Dengan demikian Anda telah mendapat manfaat nyata dari bacaan Anda.

Kurang Kreatif
Tingkat kreatifitas seseorang menunjukkan kepiawaian mengisi waktu seseorang. Bagi orang-orang kreatif tidak mengenal istilah harus berbuat apa saya ini? Atau apa yang dapat saya lakukan? Biasanya orang yang kreatif akan terhindar dari perasaan sia-sia.

Saran praktis :

Pertama, berorientasilah untuk menciptakan hal-hal baru, karena kemampuan inilah yang memungkinkan untuk terjadinya perubahan dan perbaikan kualitas hidup. Perilaku kreatis merupakan fungsi dari unsur-unsur Imanjinasi, Data, Evaluasi, dan Aksi (IDEA). Perilaku kreatif tidak akan muncul jika salah satu untusur-unsur di atas tidak ada.

Kedua, usahakan untuk tidak terpaku pada kebiasaan yang sering menghalangi untuk sampai pada pendekatan-pendekatan kreatif dan inovatif. Perlu dipahami bahwa kreatifitas tanpa diimbangi sikap disiplin, akan menjebak kita pada pembuangan waktu pula. Tanpa disiplin, manfaat dari prioritas, deadline dan pooling tidak akan pernah menjadi maksimal.

Disiplin berarti mematuhi prioritas dan deadline yang telah ditetapkan. Kita menggunakan kreatifitas untuk merencanakan dan menggabungkan beberapa kegiatan agar waktu yang tersedia termanfaatkan secara optimal.

Selamat berlatih. Bila Anda mampu mengelola waktu, berarti Anda telah mampu mengelola diri sendiri, bahkan Anda mampu membantu orang lain mengelola waktunya. Wallahu’alam. []